Projektperformance und Projektsanierung

Systemisches Projektmanagement

Am liebsten wäre es mir, wenn all Ihre Projekte gut laufen.

Ich bin es nämlich leid zuzusehen, dass Projekte schiefgehen, weil Klarheit fehlt oder die Projektgegebenheiten nicht zu dauerhafter Hochleistung anspornen.

Anfangs gar nicht bemerkbar sind die Auswirkungen dann umso spürbarer, wenn der Wurm drin ist.

Deshalb habe ich mich darauf fokussiert, Projekte mit Wissensträgern, wie z.B. in der IT, mit gesundem Menschenverstand aus einer vorübergehenden oder chronischen Leistungsschwäche herauszuholen oder sie erst gar nicht dort hineinkommen zu lassen.

Abhilfe mit SystPM®

SystPM® ist ein methodisches Rahmenwerk zur Beseitigung von Performanceschwächen im Projekt. Mit systemischem Projektmanagement werden die Ursachen behoben und damit der weitere Projektverlauf nachhaltig verbessert. Es wird am Projekt, nicht im Projekt gearbeitet.

Zielgruppe

Meine Beratung dient Projektauftraggebern und Sponsoren, ihr Projekt über die Ziellinie zu bringen.

In der Grafik ausgedrückt: Ihr Projekt im grünen Bereich halten oder von gelb wieder zu grün zurück zu bringen (Go-To-Green).

Wann SystPM®

SystPM® eignet sich für Projekte,

  • in denen Wissen verarbeitet wird
  • die eine innere Struktur haben (sollten)
  • an denen 15 Mitarbeiter oder mehr arbeiten

SystPM® Framework

Bei SystPM® geht es um das Projektsystem (Mitte). Das Framework kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden (oben quer), unterstützt bei der Realisierung verschiedener Verbesserungspotentiale (links) und bietet mir den geeigneten Einsatz von Techniken (unten quer).

Einsatzgebiete

Aus der Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten haben sich in der Praxis vier Gruppen herauskristallisiert:

  • Health Check

    In einer zweiwöchigen Bestandsaufnahme wird geklärt, wie es um das Projekt bestellt ist und welche Maßnahmen sinnvoll sind, das Projekt wieder zu Effizienz zu führen.

  • Sofortmaßnahmen

    Wenn Sie merken, dass es mit Ihrem Projekt so nicht weitergehen kann, benötigen Sie wie bei einem Unfall Sofortmaßnahmen, um die Überlebensfähigkeit des Projekts zu sichern. Unter Umständen ist eine Neubewertung des Projekts unter Berücksichtigung der entstandenen Plan-/ Fortschrittslücke notwendig (Business Case), oder Parteien haben sich so verfahren, dass sie ein ordentliches Vorankommen verhindern (Mediation).

    Das ist erfahrungsgemäß der Ersteinstieg.

    In dieser Situation muss es schnell gehen, weil wichtige Entscheidungen anstehen. Dennoch weiß ich, dass diese Sofortmaßnahmen ein bis drei Wochen Zeit in Anspruch nehmen werden.

    Sobald wieder Klarheit über die weitere Vorgehensweise eintritt, widme ich mich der nächsten Phase.

  • Korrektur

    Nach Herstellung der Arbeitsfähigkeit des Projekts sorge ich mit Musterbrüchen und teilweise unkonventionellen Techniken für die Performancefähigkeit.

    Diese Phase ist erfahrungsgemäß am zeitintensivsten und bringt wunderschöne Aha-Erlebnisse hervor.

    Zwischen 4 und 8 Wochen wird sie dauern, damit wir nachhaltige Ergebnisse erzielen.

  • Instandhaltung

    Zur Verfestigung der angewandten Prinzipien aus der Korrekturphase begleite ich Sie mit regelmäßigen Reviews und Feinjustierungen.

    Eingependelt haben sich hier 2 Tage pro Monat.

  • Prävention

    Wenn Sie erst einmal in den Genuss des systemischen Projektmanagements gekommen sind, werden Sie es zu schätzen wissen, bereits bei der Initialisierung von Projekten auf die systemische Prinzipien zu achten. Der Vorteil ist, dass sich gar nicht erst Systemfehler breit machen können, die zu Performanceverlusten führen.

    Erfahrungsgemäß sollten wir hier nicht mehr als eine Woche Zeit aufwenden.

Sicherlich liegt es in unser beider Interesse ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, wie es um das Projekt derzeit bestellt ist und welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge sinnvoll sind, um es wieder in die gewünschte Performance zu bringen.

Ist Ihr Projekt in der Krise, hilft es nichts: jetzt müssen Sie entscheiden, wie es weitergeht und dann Augen-auf-und-durch. Hier helfe ich Ihre Nerven zu schonen.

Bei der Korrektur verlassen wir die ausgetrampelten Pfade der Gewohnheit und ersetzen sie durch zielführende Prinzipien. Normalerweise beginnen die meisten spätestens beim dritten Austausch des Projektmanagers zu überlegen, ob es tatsächlich an den Personen liegt. Da wir im Wirtschaftsleben das Systemdenken vernachlässigt haben, gibt es keine offensichtliche Alternative zu Skills und Personen. Ich werde sie Ihnen zeigen.

Mit den in der Korrekturphase gesammelten guten Erfahrungen werden Sie die ein bis zwei Tage im Monat meiner Unterstützung für die Kontinuität der Aufwärtsbewegung gerne annehmen.

Wenn Sie zu den sicherheitsbetonten Menschen gehören, ist die Prävention, die noch vor Beginn eines neuen Projekts zum Einsatz kommt, eine gute Wahl. Nur kenne ich ja auch das Lied von Rolf Zuckowski “Ich schaff’ das schon, .. ich schaff das ganz alleine”.  Wenn Sie aber schon einmal sanieren mussten, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit beim nächsten Projekt gleich daran denken, dass Prävention sehr nützlich ist. Ein Sprichwort besagt: aus Schaden wird man klug.

Potentialfelder

Vertikal liegen die Potentialfelder, die sich absichtlich überschneiden, um der Komplexität von Projekten mit Wissenskräften gerecht zu werden.

  • Klarheit

    Je klarer ein Vorhaben gesehen wird und je klarer die Vorgehensweise gelebt wird, desto effektiver kann an den Zielen gearbeitet werden.

    Unter Klarheit werden ganz unterschiedliche Facetten beleuchtet und falls notwendig entnebelt.

  • Kommunikation

    Kommunikation ist ein heikles Thema, denn oft höre ich beides aus demselben Mund: zu wenig Kommunikation und zu viel Kommunikation. Für mich ein klares Indiz, dass die vorhandene Kommunikation nicht zielgerecht ist.

    Dabei ist ein Projekt als eine Organisation auf Zeit nur durch seine Kommunikation definiert.

    Hier gibt es kein Allheilmittel, denn jede Situation ist anders, sonst hätte die Menschheit schon längst ein allgemeingültiges Regelwerk gefunden.

    Mit dem agilen Projektmanagement sind gute Wege gegangen wie z.B. der Daily Huddle. Zur umfassenden Kommunikation bedarf es aber immer noch mehr.

  • Meetings

    In Meetings werden Unmengen an Zeit vergeudet.

    Es gibt viele sinnvolle, leider aber eben auch widersprüchliche Prinzipien für Meetings. Mein Ansatz besteht darin, verschiedene Meeting-Typen festzusetzen und abhängig davon zu eruieren, ob ein Meeting für einen Teilnehmer nur Beschäftigung ist oder ob es zu seiner Wertschöpfung beiträgt.

    Auch hier ist erfahrungsgemäß jede Projektsituation anders und muss deshalb individuell konzipiert werden.

  • Innenwelt

    Die Innenwelt, das Projektsystem, bietet das größte Potential an Performancegewinn. Ich unterscheide nach drei Hauptmerkmalen Projektwelt, Gruppenwelt und Individualwelt.

    • In der Projektwelt überprüfen wir gemeinsam die Projektstruktur, die Governance, die Ganzheitlichkeit und Abgrenzung, die Abhängigkeiten, Rahmenbedingungen und technischen Arbeitsumgebungen, aber auch die Einhaltung von Systemprinzipien.
    • In der Gruppenwelt geht es um die Teamfähigkeit, die Abgrenzung und Integration der Gruppe, Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen in der Lieferkette, Gruppenbesucher, Vererbungsregeln, AKVs (Aufgaben,Kompetenz, Verantwortung), Rahmenbedingungen, Gruppenkommunikation, Entscheidungsprozesse, formelle, informelle und wertschöpfende Führung.
    • In der Individualwelt beschäftigen wir uns mit Rollen, AKVs, Zugehörigkeit, Sicherheit, Vertrauen, Kreativität, Fehlertoleranz und physikalischer Arbeitsumgebung.

    Außerdem bearbeiten wir Konflikte und schauen, was Querulanten eigentlich sagen wollen.

  • Außenwelt

    Die Außenwelt des Projekts birgt Spannungen, Widersprüche, Zustimmung und Ablehnung zwischen dem Projektsystem und dem Sponsor, Auftraggeber, Kunden, Steuerungsgremium, Lieferanten und beteiligten Projekt-Dienstleistern. Ich benenne die Knoten und helfe Ihnen sie zu lösen.

  • Projektleitung

    Ob in klassischen oder agilen Projektorganisationen: nach meiner Erfahrung bedarf es eines Projektmanagers (m/w/d). Das liegt zum einen daran, dass ein Sponsor gerne eine Person als Ansprechpartner für ein Projekt hat, zum anderen an den gut 15 Rollen, die ein Projektmanager wahrzunehmen hat. Nicht alle davon lassen sich “agilisieren”.

    Kommunikations- und Delegationsfähigkeit sehe ich als die wichtigsten Skills, Rückhalt als die beste Unterstützung. Meine Beratung liegt hier zwischen Anregungen und Coaching. Eine persönliche Vertrauensbasis ist deshalb unabdingbar und braucht Zeit und positive Erfahrung.

  • Leadership

    Bei Simon Sinek durfte ich erfahren, was einen Leader ausmacht: er hat Follower.

    Ich unterscheide drei Arten von Leadership: die formelle Führung, die informelle Führung und die wertschöpfende Führung.

    Wenn Sie hier Klarheit gewinnen, können Sie viel gezielter die Kräfte einsetzen und nutzen.

  • Wirkungskraft

    Wirkfluss und Sinnfluss ergeben in Kombination Wirkungskraft. Wirkfluss ist die wertschöpfende Leistung, die jeder Projektorganisation per se innewohnen sollte.

    Zur Verbesserung des Wirkflusses erarbeite ich Vorschläge zur Erhöhung der Wertschöpfung durch Minimierung reiner Beschäftigung. Beschäftigung ist die Arbeit, die nicht zur Wertschöpfung beiträgt.

    Ebenso wichtig ist die Durchgängigkeit beim Sinnfluss, also wozu das Projekt und seine Leistungsbestandteile dienen. Zu Beginn der Professionalisierung von Projektmanagement war der Sinnfluss schon dadurch unterbrochen, dass der Projektauftrag und das Lastenheft eine Bruchstelle im Sinnfluss darstellten: das “was” war dokumentiert, aber nicht mehr das “wofür”. Mit agilen Methoden wurde der Bruch wieder aufgehoben, indem der Kunde und der Project Owner kontinuierlich im Projekt anwesend sind und den Sinn des Projekts jederzeit vermitteln können.

    Ich erarbeite mit Ihnen die Optimierung des Wirkflusses und die Kontinuität im Sinnfluss.

Techniken

Ich nutze verschiedene Techniken, die ich mir im Laufe meiner über 35-jährigen Berufserfahrung angeeignet habe und mit denen ich stets gute Erfahrungen gemacht habe.

Gesammelt habe sie als Systemingenieur, IT-Architekt, Bereichsleiter, Unternehmensberater, Systemischer Berater, Coach und Mediator.

Sie bilden ein Paket namens Robert Wende.

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